A chi spettano i buoni pasto e come richiederli

I buoni pasti cartaceo o sempre più spesso elettronici, sono uno dei benefit aziendali più diffusi.

I datori di lavoro li mettono a disposizione dei dipendenti per sostenere le loro spese alimentari negli orari di lavoro. Ma, il lavoratore, può anche scegliere di utilizzarli in un secondo momento.

Dal punto di vista aziendale, le imprese possono: 

• dedurre i buoni pasto assegnati, nella misura del 100%;
• detrarre interamente l’Iva al 4%, ma solo per i buoni pasto elettronici;
• i liberi professionisti con dipendenti possono dedurre il costo nella percentuale del 75% e di detrarre l’Iva;
• nei limiti degli importi di € 4,00 e € 8,00 euro giornalieri, i buoni pasto sono anche esenti dai contributi previdenziali e assistenziali.

 Buoni pasto sì, ma non per tutti

Ad oggi, il principio di base di equità e generalità dello strumento, è stato ampiamente rivisto se non, addirittura, stravolto, essendo ormai maggiormente rivolto ad evitare situazioni di “privilegio ad personam” che altro.

Per fruire della detassazione, i buoni pasto devono essere rivolti alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee di essi.

Come è stato precisato dall’amministrazione finanziaria (circolare 23 dicembre 1997 n. 326/E e circolare 16 luglio 1998 n. 188/E), per categorie omogenee non devono intendersi solo quelle previste dal codice civile (dirigenti, operai, ecc.), ma anche tutti i dipendenti di un certo tipo, ad esempio tutti i lavoratori con una certa qualifica o di un certo livello.

Buoni pasto: come funzionano e vantaggi

Durante la pausa pranzo, il dipendente può scegliere se consumare il suo pasto in maniera autonoma, portando quindi tutto il necessario da casa e mangiando in azienda in uno spazio appositamente predisposto a questo scopo, oppure recarsi presso bar, ristoranti, pub, supermercati e altri pubblici esercizi, per consumare la pausa pranzo fuori dalle mura aziendali. Questo, a patto che l’azienda non abbia una sua mensa.

Poiché mangiare fuori casa può diventare una spesa non trascurabile, il datore di lavoro viene in aiuto del dipendente fornendogli dei buoni pasto e dunque, dei ticket cartacei o digitali che può utilizzare per pagare il suo pasto. O magari per fare la spesa, a seconda di quali sono le sue esigenze. L’importante è recarsi presso un esercizio che accetti quei ticket nello specifico.

Buoni pasto cartacei o buoni pasto elettronici?

Esistono due differenti tipologie di buoni pasto che possono essere erogate dai datori di lavoro: i buoni pasto cartacei e i buoni pasto elettronici. Ecco quali differenze li separano, non solo nella forma di pagamento ma anche nella tassazione prevista dalla Legge.

• Buoni pasto cartacei: sono dei veri e propri “blocchetti” contenenti una serie di ticket da utilizzare ogniqualvolta il dipendente acquista generi alimentari. Si utilizzano come fossero delle banconote, da “staccare” per pagare il negoziante che fornisce il prodotto. L’importo giornaliero esente da tassazione è pari a 4,00 euro.
• Buoni pasto elettronici: nella forma e nel funzionamento ricordano le carte prepagate. Il datore di lavoro ricarica ogni mese l’importo che spetta al lavoratore. Il pagamento della somma spesa per il pranzo avviene con l’inserimento della carta nell’apposito lettore che va a decurtare l’importo dovuto, senza la richiesta di un PIN. L’importo giornaliero esente da tassazione è di 8 euro.

 Quali dati contengono

Buoni pasto cartacei e buoni pasto elettronici contengono sempre:

• le generalità dell’azienda che li ha emessi (ragione sociale, CF o P IVA);
• l’importo (detto “valore facciale del buono”);
• i termini e le scadenze di utilizzo;
• uno spazio per la firma del lavoratore e la data in cui il buono viene speso;
• uno spazio per il timbro dell’esercizio che lo ha accettato;
• la dicitura “ll buono pasto non è cedibile, né cumulabile oltre il limite di 8 buoni, né commercializzabile o convertibile in denaro; può essere utilizzato solo se datato e sottoscritto dal titolare”.

I buoni pasto elettronici riportano tutte queste informazioni sul supporto stesso.

Quando il datore di lavoro emette i buoni pasto

Il datore di lavoro non è per Legge obbligato a fornire i ticket ai suoi dipendenti, a meno che tale clausola non sia espressamente prevista e inserita in contratto dal CCNL applicato.

Qualora l’azienda decida di procedere per l’erogazione di questo benefit ai suoi lavoratori, occorre innanzitutto che prenda contatto con l’impresa che erogherà il servizio di buoni pasto, per capire le modalità di acquisto e per poterli poi distribuire ai dipendenti. Una volta acquistati e consegnati (tanti quanto sono i giorni effettivamente lavorati nel mese) i buoni, sarà premura dei riceventi individuare gli esercizi commerciali convenzionati (bar, ristoranti, pub e supermercati) in cui spenderli.

Sussiste inoltre un limite di utilizzo giornaliero e cumulabile dei buoni: è infatti possibile spendere un massimo di 8 ticket nella stessa spesa giornaliera purché siano esenti da tassazione.