Manca ormai poco al 17 dicembre 2023, data entro la quale le aziende del settore privato, che hanno impiegato nell’ultimo anno una media tra i 50 e i 249 lavoratori dipendenti con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato, dovranno allinearsi alla disciplina del Whistleblowing introdotta dal D.lgs. 24/2023, e pubblicata in Gazzetta Ufficiale in data 15 marzo 2023. Si tratta di una disposizione che recepisce la normativa comunitaria (Direttiva UE 2019/1937) a tutela dei soggetti segnalanti attività illecite o frodi all’interno di un’organizzazione pubblica o privata, i così detti “whistleblower”.

Cos’è il Whistleblowing

In inglese il whistleblower, o “spifferatore di segreti,” è la persona che effettua una denuncia all’interno di un’organizzazione o istituzione. Di conseguenza con il termine “whistleblowing” ci si riferisce a un atto in cui un individuo, solitamente un dipendente, rivela informazioni sulle attività dell’organizzazione che sono illegali, immorali o implicano comportamenti scorretti.

Cosa si può segnalare

Col Whistleblowing si possono segnalare omissioni o atti illeciti in diversi ambiti, ad esempio: sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; così come illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.

Chi può segnalare

Oltre alle persone facenti parte di un’organizzazione, la nuova legge di attuazione della Direttiva UE amplia la definizione di whistleblower a categorie finora escluse dalla legislazione nazionale, tra cui gli ex dipendenti e candidati a posizioni lavorative, i lavoratori autonomi, i liberi professionisti, i consulenti, i volontari, i tirocinanti, gli azionisti e gli stakeholder.

Cosa prevede la procedura Whistleblowing

La disciplina del Whistleblowing prevede che le organizzazioni predispongano un canale interno sicuro per le segnalazioni, ovvero un software che utilizzi sistemi crittografici, in grado di tutelare la riservatezza dell’identità e i dati personali dei denuncianti che in nessun caso devono essere rivelati.

In caso di mancato adeguamento o di violazioni delle prescrizioni normative, ANAC- Autorità Italiana Anticorruzione, che riveste il ruolo di unica Autorità nazionale competente, sia per il settore pubblico che per quello privato, potrà infliggere sanzioni amministrative pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro qualora accerti che siano state commesse ritorsioni o quando accerti che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza; o altresì quando accerti che non sono stati istituiti canali di segnalazione o che non sono state adottate procedure conformi a quanto richiesto dalla legge per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni.

Indicazioni operative alle imprese in un documento del Consiglio Nazionale dei Commercialisti sul dlgs 231

Il Consiglio nazionale dei commercialisti ha pubblicato il documento intitolato “Nuova disciplina del whistleblowing e impatto sul dlgs 231/2001”, che suggerisce alle imprese di inviare una PEC ai sindacati prima dell’attivazione del canale aziendale per il whistleblowing.

Il documento, illustra le novità apportate dal dlgs 24/2023 e prende posizione contro l’opportunità di individuare l’Organo di vigilanza (Odv) quale gestore delle segnalazioni e di includere lo stesso Odv tra i soggetti abilitati alla segnalazione riservata di illeciti.

Le società che possiedono già il Modello 231, dovranno ora aggiornarlo e:

– verificare l’adeguatezza del canale interno di segnalazione rispetto alle previsioni del nuovo D.Lgs. 24/2023

– in caso di utilizzo di canali e tecniche tradizionali, la protocollazione riservata della segnalazione a cura del gestore dovrà essere inserita in due buste chiuse, poi inserita in una terza busta chiusa con la dicitura “riservata” al gestore della segnalazione

– adottare (o aggiornare) il regolamento interno/procedura di whistleblowing

– integrarlo con l’inserimento, nel sistema disciplinare, di sanzioni verso coloro che accertano essere responsabili delle violazioni previste dalla nuova disciplina

Sindacati: In base all’articolo 4, comma 1, del dlgs 24/2023, i canali di segnalazione interna devono essere predisposti e attivati, “sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali” comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In assenza di altre indicazioni, il Documento in esame suggerisce di comunicare formalmente, anche a mezzo Pec, alle associazioni sindacali la notizia dell’attivazione del canale interno per la trasmissione e gestione delle segnalazioni in materia di whistleblowing, allegando il regolamento interno/procedura da adottare e indicando un termine entro il quale i rappresentanti delle associazioni possono richiedere eventuali chiarimenti o incontri.

Decorso tale termine, si può procedere all’approvazione del regolamento/procedura riguardante l’attivazione del canale.

Odv: La scelta del soggetto a cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni è rimessa a ciascuna azienda. Se tra i possibili gestori, l’Anac (che ha stilato apposite linee guida) cita, a titolo esemplificativo, anche l’Organismo di vigilanza ex dlgs 231/2001, i commercialisti considerano problematica questa scelta. Ciò soprattutto perché il ventaglio delle violazioni oggetto di segnalazione whistleblowing è molto più ampio di quelle riconducibili al “sistema 231”. Il legislatore infatti, ipotizza l’istituzione di un ufficio ad hoc oppure, in alternativa, l’affidamento del canale ad un soggetto esterno con personale specificamente formato.

Sempre sull’Odv ci si chiede se possa assumere il ruolo di whistleblower e se, quindi, possa effettuare una segnalazione di illeciti. Anche qui i commercialisti prendono le distanze dall’Anac e giudicano inopportuna l’inclusione dell’Odv, i cui doveri e poteri sono interamente già disciplinati dal D.Lgs 231/2001.

Secondo il documento, infine, non può nemmeno ipotizzarsi che i componenti dell’Odv possano sentite la necessità di tutelarsi con segnalazioni riservate, per porre rimedio ad eventuali remore o titubanze: in tal caso, sostiene il documento, ci si troverebbe di fronte ad un organo di vigilanza non adeguato allo svolgimento delle funzioni per le quali è nominato.

Conclusioni

In data 11 ottobre 2023, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili ha elaborato un documento esplicativo, in attesa che le “best practices” e la giurisprudenza forniscano linee guida valide per la gestione di questa cruciale parte della nuova cultura d’impresa nell’ambito del sistema di controllo interno e gestione dei rischi.

Le Linee Guida dell’ANAC, con delibera n. 311/2023, sottolineano l’importanza di definire un apposito atto organizzativo che dettagli le procedure per la ricezione e la gestione delle segnalazioni.

Si attendono procedure attuative e chiarimenti ufficiali.