La gestione dei Rimborsi Spese e dei Rimborsi Chilometrici in busta paga

In sintesi vediamo le due casistiche.

1) GESTIONE RIMBORSI SPESE

Può capitare che durante lo svolgimento delle proprie mansioni, il dipendente o l’amministratore si trovino nella necessità di sostenere delle spese per conto dell’azienda (ad esempio per pedaggi autostradali, vitto, parcheggi, ecc): in questi casi si può procedere con il rimborso delle stesse direttamente in busta paga.

E’ indispensabile effettuare una distinzione tra le spese sostenute all’interno del territorio comunale ove è ubicata la sede di lavoro e quelle sostenute fuori dal territorio comunale.

Nel primo caso l’azienda procede con i rimborsi spese, ma gli importi concorrono a formare reddito da lavoro dipendente, quindi soggetto a tassazione. Unica eccezione sono le spese di trasporto purché comprovate da documenti provenienti dal vettore.

Nel secondo caso, invece, sono previsti tre tipologie di rimborso spese: vediamole in breve.

RIMBORSO SPESE ANALITICO O PIE’ DI LISTA

L’azienda effettua il rimborso sulla base di una dettagliata documentazione a giustificazione delle spese sostenute.

Non saranno, quindi, soggetti a tassazione:

• I rimborsi spese relativi al vitto, alloggio, trasporto e al viaggio purché documentati
• I rimborsi di altre spese non documentate fino ad un importo pari a:
  • € 15,49 per le trasferte in Italia
  • € 25,82 per le trasferte all’estero

RIMBORSO SPESE FORFETTARIO

Con questa tipologia non sono richieste “pezze giustificative” per le spese. Il rimborso viene determinato dall’azienda a forfait.

I rimborsi non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente fino all’importo di:

• € 46,48 per le trasferte in Italia
• € 77,46 per le trasferte all’estero

RIMBORSO SPESE MISTO

Si tratta di una soluzione intermedia. Con questa tipologia si affianca, al rimborso spese, l’indennità di trasferta.

Il rimborso misto prevede che:

• in caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, può essere riconosciuta una indennità di trasferta forfetaria esente da tassazione nel limite di:
  • € 15,49 per le trasferte in Italia
  • € 25,82 per le trasferte all’estero
• in caso di rimborso analitico delle sole spese di vitto o solo dell’alloggio, può essere riconosciuta una indennità di trasferta forfetaria esente da tassazione nel limite di:
  • € 30,99 per le trasferte in Italia
  • € 51,65 per le trasferte all’estero

2) GESTIONE RIMBORSI CHILOMETRICI

Un discorso a parte meritano i rimborsi chilometrici (a volte anche nominati indennità chilometriche)

Oltre a dover affrontare spese per conto dell’azienda, il dipendente o l’amministratore potrebbero avere bisogno di recarsi verso un luogo (ad esempio verso un cliente, da un fornitore, in banca o posta, ecc.) utilizzando la propria autovettura.

Anche in questo caso si procede con il rimborso attraverso la busta paga.

Come per i rimborsi spese, i rimborsi chilometrici per spostamenti effettuati all’interno del territorio comunale ove è ubicata la sede di lavoro concorrono a formare reddito da lavoro dipendente, quindi sono soggetti a tassazione.

Per il conteggio dell’ammontare del rimborso chilometrico da corrispondere, si fa riferimento alle Tabelle pubblicate sul sito dell’ACI.

E’ indispensabile avere a disposizione due tipi di informazioni:

• Il libretto dell’autovettura per procedere con l’esatta indicazione del mezzo
• Il chilometraggio effettuato mediamente in un anno (considerando tutti i km, non solo quelli percorsi durante le proprie mansioni lavorative).

Infine si vuole sottolineare che, con la risoluzione n. 92/E del 30/10/2015, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che, nel caso in cui il dipendente parta dalla propria abitazione per la trasferta, l’eccedenza di rimborso per il tragitto casa/missione, più lungo rispetto a quello sede/missione, concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente, quindi soggetto a tassazione.

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